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효과적인 파일 시스템을 갖추면 대용량 파일에서 신속하게 불러 와야하는 중요한 정보가있을 때 시간과 에너지를 절약 할 수 있습니다. 숫자 또는 숫자 시스템을 사용하는 시스템과 문자 또는 알파벳 시스템을 사용하는 시스템의 두 종류가 있습니다. 자신에게 가장 적합한 시스템을 결정하려면 이러한 시스템을 사용하는 방법을 배우는 것이 필수적입니다. 여러 범주가 있지만 이러한 파일 시스템의 기본 사항을 이해하는 것은 쉽습니다.
제출하려는 문서 유형에 가장 적합한 알파벳 및 숫자 시스템의 유형을 결정하십시오. 고려해야 할 기본 알파벳 체계는 3 가지이며 숫자 체계는 4 가지이며, 가장 일반적인 것은 십진수입니다. 세 가지 알파벳 시스템은 국소, 백과 사전 및 지리적입니다.
"국소 알파벳"시스템을 정의하여 시작하십시오. 이것을 "사전"시스템이라고도하며 이해하기가 가장 쉽습니다. 이 경우 각 파일은 제목을 제공하며 제목은 A부터 Z까지 알파벳 순서로 정렬됩니다. 제목별로 그룹화되지 않고 범주가 없으므로이 시스템은 일반적으로 적은 양의 파일에 가장 적합합니다.
"백과 사전"또는 "분류 된"시스템을 이해하십시오. 이 시스템에는 역사나 철학과 같은 큰 주제 나 주제가 있는데, 그 안에 작은 주제가 알파벳 순서로 그룹화되어 있습니다. 필요한 경우 이러한 소제목 안에 알파벳순으로 추가 파일이있을 수 있습니다. 예를 들어, 역사에는 기술 또는 전쟁과 같은 역사의 특정 측면을 지정하는 파일에 수십 년이라는 제목의 소제목이있을 수 있습니다. 이러한 하위 카테고리는 제출 시스템이 효율적이라고 느낄 때까지 계속 될 수 있습니다.
장소와 관련된 정보가 포함 된 문서에 대해서는 "지리적"시스템을 익히십시오. 백과 사전 시스템과 마찬가지로이 시스템에는 도시 나 도시와 같은 하위 범주가 알파벳 순서로 나열된 국가 또는 주와 같은 주요 범주가 있습니다.
최소한 십진 신고 시스템의 기본 사항을 이해하십시오. 이것은 Dewey Decimal System으로 도서관에서 가장 자주 전화 번호별로 책과 참고 자료를 분류하는 데 사용됩니다. 이 경우 0에서 9까지의 숫자 만 사용하는 10 진수 제한으로 인해 10 개 이하의 범주를 가질 수 있습니다. 이 10 개의 범주는 백과 사전 알파벳 시스템이 작동하는 것과 같은 방식으로 필요한만큼 자주 10 개의 추가 범주로 세분 될 수 있습니다.
십진법을 배우기 쉬운 청크로 나누십시오. 예를 들어, 현재 라이브러리에는 소수점 이하 세 자리가 있어야하므로 10 개의 범주는 각각 제목이있는 000, 100, 200 등으로 나열됩니다. 각각의 내부에는 모든 소수점이 채워질 때까지 002 또는 103과 같은 하위 범주가 있습니다. 이 경우 002는 000의 범주를 나타내고 103은 100의 범주를 나타냅니다. 이 시스템은 소수를 확장하고 필요에 따라 추가 할 수 있으므로 매우 많은 양의 정보에 적합합니다.